Muchas empresas buscan un software de canal de denuncias cuando descubren que la Ley 2/2023 les obliga a tener un sistema interno de información. La oferta es amplia y los programas se parecen, así que la pregunta útil no es cuál es el mejor, sino si el que vas a contratar cumple lo que pide la ley y encaja con cómo se va a gestionar el canal en tu empresa.
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Solicita tu presupuestoLo que la ley exige y el software tiene que permitir
La Ley 2/2023 no habla de programas, pero sus requisitos se traducen en funciones concretas:
| Requisito de la ley | Función que debe tener el software |
|---|---|
| Comunicaciones por escrito o verbales (art. 7.2) | Formulario web y opción de mensaje de voz o grabación |
| Comunicaciones anónimas (art. 7.3) | Envío sin identificarse y buzón seguro para seguir el caso |
| Confidencialidad del informante (art. 5.2.b) | Control de accesos por perfiles y cifrado |
| Acuse de recibo y plazo de respuesta (art. 9.2) | Avisos de vencimiento y registro de fechas |
| Comunicación con el informante (art. 9.2.e) | Mensajería bidireccional dentro de la plataforma |
| Libro-registro (art. 26) | Registro de comunicaciones e investigaciones con trazabilidad |
| Supresión a los tres meses sin investigación (art. 32.4) | Borrado programado y anonimización |
Qué preguntar antes de contratarlo
- ¿Dónde están los datos? Si el proveedor aloja fuera del Espacio Económico Europeo, hay que revisar la transferencia internacional.
- ¿Firma contrato de encargado del tratamiento? Es obligatorio, porque el proveedor accede a datos personales.
- ¿Quién puede ver cada caso? Los permisos deben limitar el acceso al Responsable del Sistema y a quien autorice.
- ¿Cómo se gestionan los conflictos de intereses? Si la denuncia afecta al gestor, el sistema debe poder excluirlo.
- ¿Permite varios idiomas y varias sociedades? Importante en grupos o con plantilla extranjera.
- ¿Qué pasa al terminar el contrato? Cómo se exportan los datos y el registro.
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Solicita tu presupuestoLo que el software no resuelve
Un programa no es el sistema completo. La ley exige además:
- Una política con los principios generales, publicada.
- Un procedimiento de gestión con el contenido mínimo del artículo 9.2. Tienes un ejemplo en procedimiento de gestión del canal de denuncias.
- Un Responsable del Sistema designado por el órgano de administración y comunicado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
- Formación de quien gestiona el canal y de la plantilla.
Por eso muchas empresas contratan el software junto con la implantación, o encargan además la gestión externa de la recepción. En la página de canal de denuncias para empresas se explica cuándo conviene cada opción.
Señales de alerta
- Promesas de cumplir la ley solo con dar de alta la plataforma.
- Plataformas que no firman contrato de encargo o no dicen dónde alojan los datos.
- Formularios que piden siempre nombre y correo, sin opción anónima.
- Ningún registro exportable de las comunicaciones y sus fechas.
Preguntas frecuentes sobre el software de canal de denuncias
¿Es obligatorio usar un software para el canal de denuncias?
No. La Ley 2/2023 no obliga a usar un programa concreto. Exige que el sistema cumpla unos requisitos, y un software especializado es la forma más sencilla de cumplirlos y de dejar constancia.
¿Un correo electrónico sirve como canal de denuncias?
Es difícil que cumpla la ley. Un correo no permite el anonimato con facilidad, deja la identidad visible a quien lo gestiona y no lleva el registro ni los avisos de plazo que exige la norma.
¿El software sustituye al Responsable del Sistema?
No. El software es la herramienta. La responsabilidad de que el sistema funcione recae en el Responsable del Sistema que designa el órgano de administración.
¿Dónde deben estar alojados los datos?
La ley exige aplicar la normativa de protección de datos. Si el proveedor aloja los datos fuera del Espacio Económico Europeo, hay que comprobar que la transferencia internacional cumple el RGPD.
También te puede interesar leer sobre qué empresas deben tener canal de denuncias y sobre un ejemplo de procedimiento del canal de denuncias.
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