Canal de denuncias: ejemplo de procedimiento

Tener un buzón no basta para cumplir la Ley 2/2023. La ley exige un sistema interno de información con un procedimiento escrito que diga qué pasa con cada comunicación desde que llega hasta que se cierra. Este artículo explica ese procedimiento con un ejemplo práctico de fases, para que puedas comprobar si el de tu empresa cubre lo que pide la norma.

Las piezas que exige la ley

El artículo 5.2 de la Ley 2/2023 enumera lo que tiene que tener el sistema interno de información. Entre otras cosas:

• Permitir comunicaciones por escrito, de forma verbal o de ambos modos.
• Garantizar la confidencialidad del informante y de los terceros mencionados.
• Contar con un Responsable del Sistema.
• Tener una política o estrategia con los principios generales, publicada.
• Tener un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
• Establecer garantías para proteger a los informantes.

El procedimiento es la pieza que conecta todas las demás.

Ejemplo de procedimiento, fase a fase

Fase 1. Recepción

La comunicación llega por el canal interno: una plataforma web, un teléfono, un buzón de voz o una reunión presencial si el informante la pide. El artículo 7.2 fija que esa reunión se celebre en un máximo de siete días. Las comunicaciones verbales se documentan con grabación o transcripción, con el consentimiento del informante.

Si la comunicación llega por otra vía o a una persona que no es la responsable, esa persona debe remitirla de inmediato al Responsable del Sistema y guardar la confidencialidad.

Fase 2. Acuse de recibo

El artículo 9.2.c obliga a enviar acuse de recibo al informante en los siete días naturales siguientes a la recepción, salvo que hacerlo ponga en peligro la confidencialidad.

Fase 3. Registro

La comunicación se anota en el libro-registro del artículo 26. El registro no es público y solo un juez puede pedir acceso, dentro de un procedimiento judicial.

Fase 4. Admisión o archivo

El Responsable del Sistema valora si los hechos entran en el ámbito de la ley y si hay indicios suficientes. Si la información no es veraz, los datos se suprimen de inmediato, salvo que la falsedad pueda constituir delito.

Fase 5. Investigación

Se recopila información, se puede pedir más datos al informante y se escucha a la persona afectada, que tiene derecho a conocer los hechos que se le atribuyen y a ser oída. Durante toda la fase rigen la presunción de inocencia y el respeto al honor.

Si los hechos pueden ser delito, se remiten de inmediato al Ministerio Fiscal, o a la Fiscalía Europea si afectan a intereses financieros de la Unión.

Fase 6. Respuesta y cierre

La ley fija un plazo máximo de tres meses desde la recepción para responder, ampliable otros tres en casos de especial complejidad. El cierre se documenta en el registro.

Fase 7. Conservación y supresión

Si pasan tres meses sin que se haya iniciado una investigación, los datos se suprimen, salvo lo necesario para dejar evidencia del funcionamiento del sistema. El libro-registro no puede conservar datos más de diez años.

Contenido mínimo del documento

El artículo 9.2 de la Ley 2/2023 pide que el procedimiento escrito recoja, como mínimo:

1. Los canales internos a los que se asocia.
2. Información clara sobre los canales externos ante las autoridades.
3. El acuse de recibo.
4. El plazo máximo de respuesta.
5. La posibilidad de mantener la comunicación con el informante.
6. El derecho de la persona afectada a ser informada y oída.
7. La confidencialidad cuando la comunicación llega por otra vía.
8. La presunción de inocencia y el honor de las personas afectadas.
9. El respeto a la protección de datos.
10. La remisión al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser delito.

Errores frecuentes

• Copiar el procedimiento de otra empresa sin adaptarlo a los canales y a la estructura propia.
• Nombrar Responsable del Sistema a alguien con conflicto de intereses, como quien dirige el área que más denuncias puede recibir.
• No comunicar el nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o a la autoridad autonómica.
• No formar a quien recibe y tramita las comunicaciones.
• Conservar datos más tiempo del que permite la ley.

Si tu empresa todavía no tiene el canal o lo tiene a medias, la página de canal de denuncias para empresas explica qué incluye la implantación. Y si dudas de si estás obligado, lo tienes en canal de denuncias obligatorio.

Preguntas frecuentes sobre el procedimiento del canal de denuncias

¿Qué debe incluir el procedimiento de gestión del canal de denuncias?

El artículo 9.2 de la Ley 2/2023 fija el contenido mínimo: los canales a los que se asocia, la información sobre los canales externos, el acuse de recibo, el plazo máximo de respuesta, la comunicación con el informante, el derecho de la persona afectada a ser oída, la confidencialidad, la presunción de inocencia, la protección de datos y la remisión al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser delito.

¿Quién aprueba el procedimiento?

El órgano de administración u órgano de gobierno de la entidad, que también designa al Responsable del Sistema.

¿Se pueden recibir denuncias anónimas?

Sí. El artículo 7.3 de la Ley 2/2023 obliga a que los canales internos permitan presentar y tramitar comunicaciones anónimas.

¿Cuánto tiempo se guardan las denuncias?

Los datos se conservan solo el tiempo imprescindible para decidir si se investiga. Si en tres meses no se ha iniciado una investigación, se suprimen salvo para dejar evidencia del funcionamiento del sistema. El libro-registro no puede conservar datos más de diez años.

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Normatia no presta asesoramiento jurídico. La aplicación concreta a tu empresa debe confirmarla un profesional cualificado.