Protección de datos gratis: riesgos del coste cero

Quien busca protección de datos gratis suele querer cumplir sin gastar más de lo necesario. Es razonable. Existe una vía gratuita y oficial para empresas con tratamientos sencillos, y existen también ofertas que se presentan como gratis y no lo son. Esta guía separa las dos y explica cuándo la herramienta gratuita basta y cuándo no.

La opción gratuita oficial: Facilita_RGPD

La Agencia Española de Protección de Datos ofrece Facilita_RGPD, una herramienta gratuita para empresas y profesionales que tratan datos de escaso riesgo, como los de clientes, proveedores o personal. A partir de un cuestionario genera:

• Cláusulas informativas para los formularios de recogida de datos.
• Cláusulas para los contratos con encargados del tratamiento.
• El registro de actividades de tratamiento.
• Un anexo con medidas de seguridad orientativas mínimas.

Tiene dos límites que la propia AEPD deja claros. No sirve para tratamientos de riesgo alto, como los que incluyen datos de salud. Y obtener los documentos no equivale a cumplir el RGPD de forma automática, porque hay que aplicarlos y mantenerlos.

El «coste cero» que no lo es

Durante años se han ofrecido adecuaciones al RGPD «a coste cero» a pymes. El mecanismo consiste en cargar la consultoría a los créditos de formación de la plantilla, como si fuera un curso. La asociación profesional APEP advirtió en 2019 de que esta práctica:

• Desvía a consultoría un dinero destinado a formar a los trabajadores.
• Puede acarrear sanciones de la Inspección de Trabajo y de la Agencia Tributaria, porque la consultoría no es formación y tributa de forma distinta.
• Suele entregar documentos genéricos que no reflejan los tratamientos reales de la empresa.

La misma asociación alertó de llamadas que se hacen pasar por inspecciones para presionar a contratar. La AEPD no llama para vender servicios de adecuación.

Cuándo basta la herramienta gratuita

Facilita_RGPD puede ser suficiente para empezar si la empresa:

• Trata solo datos de clientes, proveedores y personal.
• No tiene videovigilancia, control biométrico ni datos de salud más allá de lo laboral básico.
• Tiene pocos proveedores con acceso a datos.
• No necesita acreditar el cumplimiento ante un cliente o en una licitación.

Cuándo hace falta una consultoría

• Videovigilancia o control de accesos con huella o reconocimiento facial.
• Datos de salud o de categorías especiales.
• Muchos encargados del tratamiento: nube, software de gestión, gestoría, mantenimiento informático.
• Varios centros o teletrabajo con dispositivos propios.
• Un cliente o una licitación que pide acreditar el cumplimiento.
• Una brecha de seguridad o una reclamación ante la AEPD.

En esos casos, la consultoría de protección de datos revisa los tratamientos reales y adapta la documentación. Si quieres saber qué obligaciones tienes, las resume la ley de protección de datos para empresas.

Cómo comparar presupuestos

Cuando pidas presupuesto, comprueba que detalle:

• Qué tratamientos revisa y si incluye visita o entrevista.
• Qué documentos entrega: registro, cláusulas, contratos de encargo, medidas.
• Si incluye mantenimiento posterior y con qué frecuencia.
• Si incluye delegado de protección de datos cuando es obligatorio.
• Cómo se factura, con su IVA, sin cargarlo a créditos de formación.

Preguntas frecuentes sobre la protección de datos gratis

¿Existe una forma gratuita de adaptarse al RGPD?

Para empresas con tratamientos de escaso riesgo, la AEPD ofrece Facilita_RGPD, una herramienta gratuita que genera documentos básicos. La propia Agencia advierte que obtenerlos no equivale a cumplir el RGPD de forma automática.

¿Qué es la protección de datos a coste cero?

Ofertas que presentan la adecuación como gratuita porque la cargan a los créditos de formación de la plantilla. La asociación profesional APEP advirtió en 2019 de que esa práctica puede acarrear sanciones de Inspección de Trabajo y de Hacienda, porque la consultoría no es formación.

¿Facilita_RGPD sirve para cualquier empresa?

No. Está pensada para tratamientos de escaso riesgo, como los datos de clientes, proveedores o personal. No sirve, por ejemplo, para tratamientos de datos de salud.

¿Cuándo conviene una consultoría en lugar de la herramienta gratuita?

Cuando hay videovigilancia, datos de salud o biométricos, muchos proveedores con acceso a datos, varios centros o un cliente que exige acreditar el cumplimiento.

También te puede interesar leer sobre qué revisa una auditoría de protección de datos y sobre el delegado de protección de datos.

Normatia no presta asesoramiento jurídico. La aplicación concreta a tu empresa debe confirmarla un profesional cualificado.